Adanya sistem dokumentasi memungkinkan jaminan keselarasan antara perencanaan, implementasi, pengendalian proses kegiatan Poliklinik UB. Hal ini menjadi alat komunikasi efektif dan menjamin konsistensi tindakan untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peningkatan mutu berkelanjutan. Poliklinik UB menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi mengenai pengendalian seluruh dokumen dan catatan perangkat yang terkait dengan persyaratan SMM. Adapun daftar dokumen yang saat ini dikelola PJM adalah sebagai berikut:

  1. Manual Mutu
  2. MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman
  3. MP Pengendalian Produk Tidak Sesuai
  4. MP Tindakan Korektif dan Pencegahan
  5. MP Audit Internal
  6. MP Pelayanan Kesehatan
  7. MP Kerjasama Dengan Pengguna Layanan
  8. MP Pengabdian Masyarakat
  9. MP Evaluasi Kepuasan Pelanggan
  10. MP Pengadaan Barang dan Jasa
  11. MP Pengelolaan Limbah
  12. MP Pengadaan SDM